Bästa mötesbokningsbyråerna i Sverige: så jämför du dem

En säljares tid är dyrast när den går åt till att ringa kalla samtal. Att lägga ut mötesbokningen på en extern byrå frigör säljarens tid för det hen är bäst på: att stänga affärer. Det är grundtanken bakom marknaden för extern B2B-mötesbokning i Sverige, en marknad som nu rymmer ett tiotal aktörer med olika inriktningar, prismodeller och branschfokus.

Det finns byråer som riktar sig mot breda kundportföljer, som Wecall med hundratals företagskunder, och byråer som fokuserar på specifika segment som SaaS och konsultbolag. Oavsett vilken du väljer är frågan inte bara ”vem bokar flest möten?” utan ”vem bokar rätt möten för just mitt bolag?” Den skillnaden är avgörande för om investeringen lönar sig.

Innan du skriver avtal med en mötesbokningsbyrå bör du ställa samma frågor till alla kandidater. Här är de åtta kriterierna som faktiskt skiljer byråerna åt:

Möteskvalitet och kvalificering: Klarar byrån ut vilka krav ett möte måste uppfylla innan det räknas som kvalificerat? Behov, tidshorisont, beslutsmandat och budget är de fyra faktorer som avgör om dina säljare ska lägga tid på mötet.

Vem godkänner mötet: Kan du som kund avvisa ett möte som inte håller måttet, eller bokas det automatiskt in i din kalender?

Insyn och rapportering: Kan du följa konversationer, bokningar och uppföljningstider i realtid, eller får du en rapport i efterhand? Traditionella KPI:er som antal samtal och samtalstid mäter ansträngning, inte resultat. Det som spelar roll är konverteringsgrad och relevans.

Bindningstid och uppsägning: Hur lång är uppsägningstiden och finns det minimivolymer?

Starttid och onboarding: Hur snabbt kan byrån lansera en kampanj och hur sker inlärningen av din produkt och målgrupp?

Branschvana: Har byrån erfarenhet av din bransch och av de beslutsfattare du riktar dig mot?

Varumärkesrepresentation: Hur presenterar byrån ditt bolag i samtalen? Använder de ett anpassat manus eller ett standardupplägg?

GDPR-hantering: Hur hanterar byrån personuppgifter och följer de IMY:s regler för direktmarknadsföring i B2B?

Den svenska marknaden för B2B-mötesbokning rymmer ett antal etablerade aktörer med olika profiler.

Wecall är en av de större aktörerna och arbetar med allt från mindre B2B-bolag till organisationer som ICA, SCA och Ledarna, med ett brett kundregister.

Greet beskriver sig som datadrivet och kombinerar försäljning och marknadsföring för att boka möten med rätt beslutsfattare dagligen.

Concito Consulting är baserat i Malmö och Stockholm och betonar seniora säljare som ansvarar för hela processen från första kontakt till bokat möte. Onboarding tar ungefär två veckor.

Svensk Mötesbokning har mer än tio års erfarenhet och räknas som en av de ledande aktörerna i landet.

Upsidio och Adsensus är ytterligare alternativ, där Adsensus även erbjuder mötesbokning från Danmark och har kontor i Stockholm, Göteborg och Skåne.

Alla dessa aktörer arbetar med telefonbaserad outbound-mötesbokning som kärntjänst. Skillnaderna ligger i branschfokus, transparens, avtalsvillkor och hur de kvalificerar mötena. Se prismodeller och avtalsvillkor för en genomgång av hur olika prisupplägg påverkar din totalkostnad.

Bokare.se är en svensk byrå specialiserad på B2B-mötesbokning via outbound-telefoni, med ett tydligt fokus på SaaS-bolag och konsultföretag. Det är inte en bred generalist utan ett bolag som medvetet valt en smalare målgrupp.

Det som skiljer Bokare.se åt på de flesta av de åtta kriterierna ovan:

Mötesportalen ger kunden realtidsinsyn i alla bokade möten, konversationer och uppföljningstider. Du behöver inte vänta på en månadsrapport.

Kunden godkänner varje möte. Inget möte läggs in i säljarens kalender utan att kunden har gett klartecken. Det är en konkret skillnad mot byråer som bokar automatiskt.

Tre dagars uppsägning. Avtalen är flexibla med tre dagars uppsägningstid, vilket eliminerar risken med långa bindningstider.

Snabb onboarding. En utbildningssession räcker för att mötesbokarna ska lära sig produkten och målgruppen, varefter kampanjen kan starta utan lång startsträcka.

För bolag som säljer till enterprise-kunder, till exempel CFO:er på storbolag, och som behöver ett jämnt flöde av varma möten med hög relevans, är Bokare.se ett konkret alternativ att ta med i jämförelsen. Läs mer om hur transparent kampanjrapportering kan se ut i praktiken.

Ställ dessa frågor till varje byrå du utvärderar. Svaren avslöjar mer om byrån än vad deras webbplats gör.

1. Vilka kvalificeringskriterier måste ett möte uppfylla för att räknas som levererat?
2. Kan vi som kund avvisa ett möte som inte håller måttet?
3. Hur ser vi vad som händer i kampanjen, i realtid eller i efterhand?
4. Vilka KPI:er rapporterar ni och hur mäter ni möteskvalitet?
5. Hur lång är bindningstiden och uppsägningstiden?
6. Hur lång tid tar onboardingen och vad ingår i den?
7. Har ni erfarenhet av vår bransch och av de beslutsfattarroller vi riktar oss mot?
8. Hur presenterar ni vårt varumärke i samtalen och vem godkänner manuset?
9. Hur hanterar ni personuppgifter och GDPR?
10. Vad händer om ett möte ställs in, betalar vi ändå?

En byrå som svarar konkret och utan omsvängningar på alla tio frågorna är mer sannolikt en pålitlig partner än en som svarar vagt. Läs mer om hur du utbildar ditt team för fler bokade säljmöten för att maximera värdet av de möten byrån levererar.